79 % des entreprises ne sont pas en mesure de tirer profit des nouvelles technologies du fait de l’obsolescence de leurs systèmes informatiques existants
Une nouvelle étude publiée aujourd'hui par Ricoh révèle que 79 % des entreprises européennes sont freinées par des systèmes informatiques obsolètes, qui les empêchent de mener à bien la rationalisation de leurs processus documentaires sensibles. Ce phénomène entrave également la possibilité de tirer parti des méthodes de travail mobiles et souples offertes par les nouvelles technologies, qui pourraient rendre les organisations plus compétitives sur un marché en constante évolution. Les conclusions de cette recherche révèlent que la technologie est considérée indépendamment de la gestion des processus documentaires, les entreprises privilégiant la nouveauté technologique à la bonne articulation entre ces deux domaines.
Cette étude constitue le second livre blanc que publie Ricoh cette année sur l'Indice de gouvernance documentaire Ricoh (2012). Selon ce dernier :
- 68 % des entreprises européennes déclarent que les smartphones et les tablettes facilitent la gestion de leurs processus documentaires sensibles. Toutefois, les entreprises ne sont pas en mesure de tirer pleinement profit de ces technologies, leurs systèmes informatiques ne pouvant les prendre intégralement en charge.
- L’étude démontre également à quel point ces nouvelles technologies peuvent être tentantes : 78 % des dirigeants d'entreprise admettent investir dans ce domaine avant de maîtriser parfaitement les fonctionnalités de leurs systèmes existants.
- L'étude met également en exergue le fossé existant entre les investissements technologiques au profit du front office (vente et service client) et ceux à destination du back office (finances, RH et marketing). Nombre d'entreprises équipent prioritairement le front office de nouvelles technologies, mais ne parviennent pas à les intégrer au back office. Cela peut avoir des répercussions sur la gestion des processus documentaires et engendrer différents risques tels que des engorgements, la multiplication inutile des efforts et des failles dans la sécurité de l’entreprise.
« Peu importe la façon dont les entreprises considèrent les tablettes et les smartphones : outils professionnels de demain ou équipements obsolètes à la prochaine vague d'innovations, la technologie continuera à stimuler des changements qui donneront lieu à de nouvelles méthodes de travail et de communication. Pour les entreprises, la nécessité de planifier sur le long terme et de faire en sorte que tous les collaborateurs adhèrent à ces évolutions en même temps constitue le défi principal. Cela signifie qu'il faut équilibrer les investissements technologiques entre le back et le front office, relier les personnes et les informations, rendre la collaboration et assurer le partage des connaissances au sein de l'organisation », déclare Michel de Bosschere, Président de Ricoh France.
Selon l'étude Coleman et Ricoh, le Cloud rend les dirigeants d’entreprise quelque peu perplexes : comment l'utiliser au mieux et en faire bénéficier l'entreprise ? 70 % des entreprises européennes se servent du Cloud pour avoir un accès mobile aux processus documentaires, mais seules 50 % d’entre elles estiment que cette technologie facilite la gestion de ces processus. Ceci illustre la difficulté des dirigeants qui investissent dans le Cloud sans avoir mis en place les structures qui permettront d'en tirer les améliorations désirées. Cela signifie que la majorité des entreprises ne bénéficieront pas de l’économie potentielle de 160 milliards d'euros par an prévue par la Commission Européenne1.
Michel de Bosschere conclut : « Les entreprises européennes doivent dès à présent évaluer leurs processus sensibles et leurs technologies pour maximiser autant que possible leur fonctionnement. Et ce, en adoptant une démarche globale. En effet, seule une compréhension approfondie du fonctionnement des processus documentaires sensibles permettra d’appréhender les difficultés et d’identifier des solutions. L'innovation technologique va continuer à un rythme sans précédent et les entreprises doivent réagir dès aujourd’hui pour rester compétitives. »
Télécharger l'étude Ricoh ici.
