Solpack Traitement bureautique

.

Imprimer Twitter Facebook Delicious LinkedIn

Aperçu

Numérisation et conversion des documents selon la destination et le format qui conviennent le mieux aux employés ou aux services.

Même à l’ère numérique actuelle, 43 % de l’ensemble des processus documentaires essentiels de l’entreprise reposent encore sur des données sur copie papier1. Les organisations sont tenues de gérer des informations au format électronique et au format papier, en sachant que les documents numérisés sont généralement des fichiers non éditables qui doivent être déplacés et retranscrits de façon manuelle. 
 
Désormais, grâce à la solution d’impression, de numérisation et de gestion sécurisées  Solpack TRAITEMENT BUREAUTIQUE de Ricoh, les employés ont la possibilité de numériser les fichiers directement à l’emplacement et au format requis (PDF sécurisé ou Microsoft Office, par exemple), et de gérer ceux-ci comme ils l’entendent ou de les convertir sur le bureau. L’utilisation de badges permet même d’afficher les paramètres personnels du MFP et de tirer parti de certaines fonctions telles que 
« scan-to-me ». Outre un traitement plus efficace des documents, l’entreprise a désormais tous les atouts en main pour contrôler les destinations de numérisation et mieux protéger ses informations grâce à l’impression sécurisée.
 
Spécialement développée par Ricoh pour répondre aux besoins spécifiques des TPE/PME, cette offre packagée propose un environnement bureautique complet et cohérent pour la gestion des documents : scan (GlobalScan NX), édition (Document Manager NX), impression sécurisée (CAP / ELP NX). L’association de quatre applications ouvre de nouvelles perspectives en matière de traitement des documents papier et des documents électroniques.

CAP: logiciel d’authentification par carte (Card Authentication Package)
Ce logiciel exploite des technologies sophistiquées de lecture de carte pour identifier et gérer l’accès des utilisateurs aux fonctions Ricoh standard d’impression, de numérisation, de copie et de télécopie. Cela évite la lecture, la copie ou la transmission de documents sensibles par des utilisateurs non autorisés.

ELP NX (Enhanced Locked Print): impression sécurisée
Il s’agit d’un logiciel embarqué permettant le blocage des travaux d’impression sur le multifonction. . Une fois le document envoyé à l’impression, il est conservé en toute sécurité jusqu’à ce que son propriétaire vienne le récupérer sur l’un des 5 appareils MFP de son choix. Cela évite d’une part aux utilisateurs de lancer l’impression de documents dont ils n’ont pas réellement besoin et permet d’autre part, de supprimer automatiquement les fichiers non libérés pour limiter les gaspillages de papier.

Il est également possible de relayer les travaux d’impression sur l’ensemble du parc machine (les MFP communiquent entre eux: jusqu’à 5 maximum). 

ELP NX offre également l’impression à la demande : les utilisateurs peuvent libérer les impressions de manière sélective (N&B au lieu de la couleur,  un exemplaire au lieu de trois ou suppression du job d’impression).

GlobalScan NX : Numérisation intelligente
Les documents numérisés peuvent être intégrés directement à votre flux de travaux à partir d’un MFP Ricoh et envoyés à destination d’un e-mail, d’un dossier ou d’un emplacement de stockage prédéfinis. Grâce au mécanisme d’identification des utilisateurs, les employés sont en mesure d’envoyer des documents numérisés vers leur propre adresse e-mail ou leur bureau personnel (fonction ScantoMe ou ScantoMyDoc).
 
Document Manager NX : Conversion et modification des Documents
Les employés peuvent sélectionner leur format de conversion préféré pour les documents papier (PDF/A, PDF consultable ou protégé par mot de passe, Microsoft Office modifiable, etc.) directement depuis un appareil multifonction Ricoh (MFP). Grâce à la solution de reconnaissance optique de caractères (OCR) complète prévue pour répliquer textes, images, tableaux et mises en forme directement à partir de l’original, le gain de temps se chiffre en heures par rapport à avant.
 
La conversion et la combinaison des documents numérisés et des quelques 150 types de fichiers électroniques reconnus (y compris ceux à base d’images) sont d’une simplicité déconcertante : un simple glisser/déposer sur le bureau et le tour est joué. Les utilisateurs ont la possibilité de manipuler et d’assembler de nouveaux types de documents pour plus d’efficacité en matière de partage et d’archivage. Ils sont libres, en outre, d’y apporter les améliorations voulues grâce à la suite d’outils d’édition mise à leur disposition (annotation des PDF, incorporation des fichiers audio et vidéo, etc.).

Solpack Traitement bureautique

Ajouter au comparatif

Haut de page