Audit de gestion documentaire

Aujourd’hui, le volume croissant des documents partagés pose de sérieuses difficultés aux entreprises : dysfonctionnements, mauvaise visibilité, pertes de temps et de productivité, coûts cachés multiples…

En tant que dirigeant, vous devez optimiser le traitement des flux d’information et réduire les coûts d’impression afin d’améliorer la productivité de votre entreprise. Les enjeux concernent également l’amélioration de la traçabilité des données, la sécurité et la confidentialité des documents imprimés et l’amélioration des conditions d’impression par les utilisateurs.

Nos consultants procèdent à un audit sur le fond documentaire, ainsi que sur le flux d’information en place au sein de votre entreprise ou d’un service en particulier.

Nous définissons avec précision la nature des différents documents en circulation, leur importance relative dans le fonctionnement de la société, les volumes émis par les différents services, mais également les contraintes propres aux différents environnements (obligations de conservation, de confidentialité…)

Notre expertise repose sur l’optimisation de la circulation de l’information documentaire.

Sur cette base, nos consultants vous soumettent différentes solutions d’optimisation du traitement de vos documents. Celles-ci peuvent se situer à plusieurs niveaux : organisationnel  (nouvelles allocations des ressources, formation du personnel…), structurel (réorganisation des archives, sécurisation des flux…), opérationnel (mise en place d’une solution de Gestion Electronique de Documents).

Nous apportons les outils adaptés pour fluidifier la circulation et l’échange de l’information au sein de votre entreprise.

L’optimisation des flux documentaires entraîne souvent une redéfinition des outils : nouvelle architecture documentaire, solution logicielle spécialisée, voire externalisation partielle ou totale du traitement des documents dans l’entreprise.

Nos réponses permettent d’optimiser vos processus documentaires, vous faire bénéficier de la dématérialisation en améliorant l’accès et le partage des documents stratégiques, sécuriser votre capital documentaire et maîtriser les coûts liés à la gestion de l’information.

Un centre de lutte contre le cancer souhaitait diminuer les charges liées à l’impression des documents et surtout supprimer la perte d’informations provenant des fax envoyés par les laboratoires. Ces documents étaient pour la plupart des résultats d’analyses biologiques nécessaires pour des chimiothérapies. Certains patients pouvaient avoir fait 200 km pour aller au centre et ne pas être soignés faute d’information médicale dans leur dossier.

L’attention a été portée sur la rationalisation des systèmes d’impressions. En effet, grâce à notre analyse globale de l’organisation, des économies ont été réalisées et le traitement des documents et des données patients ont été améliorés.