Dématérialisation

La dématérialisation des processus de gestion documentaire et métiers représente un gisement de productivité et d’amélioration de la qualité de traitement de l’information.

Les nouvelles réglementations auxquelles sont confrontées les entreprises (Sarbanes-Oxley (SOX), IAS, IFRS…) exigent l’efficacité du contrôle interne sur les aspects financiers et une meilleure transparence des opérations.

Grâce à cette mise en conformité, les entreprises peuvent mesurer les bénéfices procurés par une meilleure visibilité, leur donnant les moyens d’anticiper les problèmes et d’améliorer la gestion des risques.

L’automatisation des processus est une réponse pertinente à cette recherche de conformité, et ses enjeux varient selon les métiers qu’elle vise.

La dématérialisation de la gestion des processus comptables et financiers (facture fournisseur, bon de commande, bon de livraison…) et de la relation client représentent un enjeu économique et commercial.

Le processus de dématérialisation suit les étapes suivantes :

Nous mettons en place les ressources permettant de réceptionner vos flux et garantir l’absorption de vos pics de charge, puis nous préparons les plis pour une numérisation industrielle.

Leur traitement automatique permet de délivrer une image de qualité sans en dénaturer le contenu, et nous nous adaptons à vos problématiques particulières (filtres, identification, contrôle qualité …).

Nous capturons les données (LAD) grâce à des outils de reconnaissances contextuelles et de connaissance structurelle logique, qui s’auto enrichissent …

Nous effectuons des contrôles sur la qualité de numérisation des documents.

Nous procédons à la validation des données réglementaires. Les documents non-conformes sont communiqués selon le processus que vous nous indiquez.

Nous mettons en place les outils permettant de vérifier et compléter les données traitées, et de déterminer le flux d’approbation (notification par e-mail avec lien d’accès au document).

Nous traitons l’archivage électronique selon les obligations légales de conservation (conditionnement, tri et classement, restitution informatique).

La traçabilité et le suivi de production sont essentiels et servent aussi à parfaire notre organisation.

Notre expertise et la maîtrise des processus industriels nous permettent de garantir l’engagement de résultat à nos clients.

La qualité est l’un de nos engagements majeurs. Nous mettons sous Maîtrise Statistique de Processus (MSP) l’ensemble de la chaîne de traitement de documents. Cette technique de maîtrise de la qualité, très répandue dans le monde industriel, permet de vérifier en continu chaque module de la chaîne de production. Toute dérive de qualité observée permet d’en interrompre immédiatement le processus, de vous en alerter, et d’y remédier au plus tôt. Cette méthode est garante de la qualité des données produites, et du délai de livraison.

Les bénéfices que vous retirez de la dématérialisation de vos processus sont de plusieurs ordres :

Gain économique :

• La dématérialisation diminue la saisie manuelle des données dans les applications, les impressions, l’archivage…, et réduit ainsi les coûts liés aux frais administratifs, d’envois postaux et de RH ;
• Les délais de paiement sont raccourcis grâce à une diffusion plus précise et plus rapide de l’information ;
• Les erreurs de traitement et les coûts liés diminuent grâce au contrôle automatique. La comptabilité fournisseurs dispose de moyens pour optimiser l’utilisation des escomptes et éliminer les pénalités et les risques de litiges.

Conformité avec la réglementation :

• L’industrialisation des processus garantit le résultat obtenu : l’optimisation du processus existant dans un format entièrement électronique permet de diminuer les délais de validation et d’automatiser les relances ;
• Le circuit de validation et la facilité d’accès aux données permettent de supprimer les étapes inutiles du processus (tampons, copies) ;
• L’amélioration du contrôle sur la qualité du traitement permet de réduire les erreurs et les conflits (perte de documents, mauvaise saisie…) et améliorer la sécurité et la transparence des informations (droits des utilisateurs…).

Amélioration des relations fournisseurs et clients :

• L’accès instantané aux archives et le suivi efficace des factures accélère le traitement des conflits ;
• La diffusion d’information en interne et en externe à destination des clients et des partenaires est améliorée.

Enfin, nous vous dégageons des contraintes liées à l’évolution de l’environnement technologique de la dématérialisation et nous vous accompagnons à travers l’évolution de vos besoins et de votre croissance.

Fabricant mondial d’équipements industriels de plusieurs milliards d’euros de CA et constitué d’un effectif supérieur à 50 000 personnes.

En France, le groupe traite plus de 320 000 factures fournisseurs par an (avec ou sans commande) sur plusieurs sites et référence plus de 9 000 fournisseurs. L’émission des commandes et la réception se font localement. Un site unique réceptionne le courrier des fournisseurs pour la comptabilisation, le traitement des anomalies, le paiement et l’archivage.La société souhaite homogénéiser les processus de validation de ses factures et réduire ses délais d’approbation.

Nous avons mis en place la dématérialisation des factures fournisseurs et un système d’approbation automatisé : réception des factures dans un de nos centres de numérisation, contrôle des données réglementaires sur les factures, capture des données, conditionnement et stockage des originaux, archivage des images et transfert des données extraites dans l’ERP du client.

L’entreprise a pu constater l’amélioration de sa productivité. Les frais de fonctionnement administratif ont baissé, et le contrôle qualité de chaque opération avec une séparation des tâches offrent un meilleur suivi de la procédure globale, et donc de réactivité de la part de ses équipes.