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Bots et services dédiés à chacun : de toutes nouvelles façons de travailler

Par Edward Gower-Isaac, Vice-Président, Division Business Process & Application Services chez Ricoh Europe

Ricoh Europe, Londres, le 1er juillet 2019 – La revolution robotique transforme déjà complètement les entreprises. Les entreprises les plus visionnaires de notre temps ont déjà commence à s’appuyer sur leurs “collègues” numériques pour les aider dans leurs tâches quotidiennes. 

Je ne parle pas ici de robots physiques que vous pourriez rencontrer dans des usines. Je pense uniquement aux « bots » que l’on retrouve dans une Automatisation Robotisée des Processus (ARP) et qui désigne un logiciel intégré à une machine, virtuelle ou physique, conçu pour automatiser les tâches répétées et les plus usuelles (découvrez ma précédente présentation de l’ARP ici).

L’opportunité qui entoure l’ARP est très Claire. Une étude menée par Deloitte suggère que 64% des entreprises ont choisi, pour évoluer, de déployer l’ARP pour automatiser les fonctions support et leurs missions.

Pour beaucoup d’entre elles, cela a débuté avec de petites experimentations. Mais nous commençons déjà à voir les fruits de ce travail de longue haleine, rendant compte de résultats tangibles tant pour l’entreprise elle-même que du côté des collaborateurs.

Une technologie sur-mesure pour la banque du futur

Rabobank, fournisseur majeur de services financiers aux Pays-Bas, client du groupe Ricoh, a d’ores et déjà entamé sa révolution robotique avec beaucoup d’assurance.

La banque a créé pour cela un “Centre pour l’Excellence Robotique” : un terreau fertile, en interne, pour une robotisation effective et intelligente. Les consultants Ricoh travaillent chaque jour avec les équipes dédiées de Rabobank, jouant le rôle de mentors tout au long du déploiement complet.

Ce déploiement vise à transformer les processus de souscription à des contrats de banque-assurance, permettant de gagner beaucoup de temps sur la compilation des informations préalables aux rendez-vous clients.

Plutôt que réunir individuellement et manuellement l’ensemble des informations du client au préalable, un robot collecte les données de diverses bases de données and les organize automatiquement dans un dossier dédié, prêt à être utilisé lors de l’entretien. Cela signifie donc que chaque collaborateur peut dorénavant avoir accès à l’ensemble des informations pour ses rendez-vous clients, réduisant le temps de préparation de 41 minutes à 6.

Cette tâche manuelle et de longue haleine était mûre pour l’automatisation. Jusqu’ici, Robabank a économisé près de 60 000 heures de travail, laissant ainsi plus de temps à ses équipes pour se concentrer sur des missions de plus grande importance. Ce modèle de centre d’excellence rend également compte de l’importance de choisir un point sur lequel se concentrer et acquérir le savoir sur l’automatisation robotique au sein de l’entreprise est synonyme de ressources à réemployer et de déploiement plus rapide sur les phases suivantes.

Optimiser l’environnement de travail pour des personnes plus heureuses et plus ancrées dans la collaboration

Au-delà de l’automatisation des processus, nous observons également des entreprises gagner en efficacité via l’optimisation des espaces de travail. Cela amène notamment à combiner le design, la technologie et les services, dans le but de repenser complètement les espaces de travail et les habitudes de chacun.

C’est ainsi que nous avons aide JLL, la deuxième plus grande entreprise de conseil en immobilier dans le monde. Suite à une aquisition, l’organisation avait presque doublé de taille en Grande-Bretagne. Leur objectif était d’encourager l’intégration des nouveaux membres de l’entreprise tout en dynamisant les employés mobiles en leur offrant de nouveaux services.

Nous avons alors envisagé de créer des “bars” concentrant l’ensemble des services principaux utilisés par les collaborateurs JLL pour en faciliter l’accès : services d’impression, distribution du courrier et services d’envoi. Traditionnallement, ces services ont tendance à être cachés, considérés comme les “services en sous-sol”, mais notre concept se basait sur le fait de les rendre plus visibles et plus accessibles.

Par ailleurs, les espaces peu ou pas utilisés des locaux ont été reconvertis en une terrasse agréable et végétalisée en extérieur, offrant une vue impressionnante sur la skyline londonienne. Cela a offert à JLL un nouvel espace de réception pour des évènements clients, qui comptabilise aujourd’hui un taux d’occupation supérieur à 70%.

Au final, en résulte un environnement de travail bien plus collaboratif et surtout des collaborateurs plus dynamiques, ayant accès à l’ensemble des services clés de l’entreprise.

Optimiser l’espace de travail peut prendre de multipes formes. Pour certaines entreprises, cela peut inclure l’adoption de technologies automatisées, plus intuitives. D’autres découvreront un besoin accru d’espace à offrir aux collaborateurs pour plus de productivité, davantage de collaboration.

Bien entendu, chaque entreprise est différente. Mais la majorité d’entre elles peuvent s’améliorer si elles sont prêtes à faire un pas en avant et à avoir une nouvelle idée de l’avenir. Cela peut reposer sur l’accroissement des ressources numériques et l’acceptation d’un nouveau collègue « robot ». Ou bien, cela peut aussi passer par repenser l’environnement de chacun pour le rendre plus inspirant. Dans tous les cas, l’automatisation comme l’optimisation mènent à des collaborateurs plus heureux et plus productifs.

Dans les deux cas présentés ici, des bénéfices existent pour les collaborateurs concernés comme pour l’entreprise dans sa globalité. Si ce petit récit vous a inspiré ou que vous souhaitez en savoir davantage, n’hésitez pas à nous contacter !

|A propos de Ricoh|

Ricoh dynamise les espaces de travail numériques avec des technologies innovantes et des services permettant à chacun de travailler plus intelligemment. Depuis plus de 80 ans, Ricoh continue à innover et à utiliser cela pour fournir à toutes les entreprises, de toute taille, des systèmes de gestion documentaire, des services informatiques, des solutions d’impression de production, des systèmes de communications visuelles, des appareils photos numériques et des systèmes industriels à la pointe.

Le Groupe Ricoh, dont le siège est situé à Tokyo, est présent dans environ 200 pays et régions. Pour l’exercice fiscal clos en mars 2019, le Groupe Ricoh a réalisé un chiffre d’affaires mondial de 2,013 milliards de yens (soit approximativement 18, 1 milliards de dollars USD).

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