L’Automatisation au service de la motivation : les responsables financiers sont encouragés à adopter l’automatisation pour booster la productivité et répondre aux nouvelles exigences légales

• Les directeurs financiers signalent que le manque d’investissement dans l’automatisation des processus financiers nuit à la productivité des employés, laissant les équipes accablées par des tâches manuelles telles que la gestion des dépenses et la facturation.
• La nouvelle législation européenne sur la facturation électronique et les paiements B2B fait de l’automatisation une nécessité, et non une option, pour les directeurs financiers.

Ricoh Europe, décembre 2024 – Une étude récente de Ricoh Europe révèle que les dirigeants financiers français souhaitent automatiser les processus financiers pour améliorer la productivité et l’épanouissement des employés. Cependant, ces derniers se montrent également frustrés par la lenteur de l’adoption de ces processus. Ces résultats interviennent alors que les changements législatifs et les mandats relatifs à la facturation électronique dans les pays européens approchent à grands pas, plaçant l’automatisation financière en tête des priorités.

 Réalisée par Opinion Matters pour Ricoh Europe, l’étude a sondé 1 000 employés et 300 décideurs en France.Elle révèle que les responsables financiers sont pleinement conscients de l’impact du manque de technologies d’automatisation des processus sur leur personnel, le sous-investissement étant cité comme l’un des trois principaux freins à la productivité des employés. En écho à ce constat, 26 % des employés déclarent qu’ils n’ont pas accès aux   technologies d’automatisation, mais qu’ils souhaitent en bénéficier. En absence de cette technologie de base, les employés passent leur temps à traiter manuellement des données financières telles que les dépenses et les factures.

Cette adoption lente de l’automatisation des processus ne pèse pas seulement sur la productivité au travail, elle affecte aussi le moral des employés. Interrogés sur les raisons principales du manque de satisfaction des collaborateurs, les responsables financiers désignent en priorité la lourdeur des taches administrative des employés, ce qui illustre l’impact négatif de ces obligations   fastidieuse sur le moral des employés.  

Cependant, il y a des signes prometteurs de changement, un responsable financier sur huit affirme qu’investir davantage dans le personnel pour lui permettre de travailler plus efficacement est devenu une priorité stratégique plus élevée en 2024 que l’année précédente. Toutefois, les préoccupations relatives à la sécurité des données et à la continuité des activités pourraient entraver la mise en œuvre des technologies d’automatisation des processus financiers. En effet, 26 % des responsables financiers reconnaissent avoir  besoin de conseils sur les systèmes   pouvant être intégrés et  déployés dans les workflows sans interruption – une appréhension compréhensible compte tenu de la sensibilité des données financières.

Si l’amélioration de l’automatisation des processus financiers est essentielle pour accroître la productivité et l’épanouissement des employés, il existe également des facteurs législatifs plus larges que les directeurs financiers ne peuvent pas ignorer. La directive européenne 2014/55/UE s’étend désormais aux paiements B2B et les États membres de l’UE fixent leurs propres échéances en matière de facturation électronique. En France, cette mesure sera appliquée à partir de janvier 2025. Les responsables financiers doivent anticiper ces législations potentielles et éviter les risques associés à une mise en œuvre technologique précipitée.

Tim Stuart, directeur financier de Ricoh Europe, a déclaré : « Pour le bien-être des employés et la conformité de l’entreprise, les responsables financiers doivent placer les technologies d’automatisation des processus au cœur de leur stratégie. Non seulement l’automatisation améliore la productivité et la satisfaction au travail, mais elle apporte également des avantages plus larges tels qu’une meilleure précision des données, une perspective financière en temps réel et une réduction des risques. Bien que les préoccupations autour de la confidentialité des données financières soient justifiées, elles peuvent être surmontées en s’associant avec un expert numérique fiable capable de garantir une expertise technique éprouvée, permettant aux responsables financiers d’adopter l’automatisation en toute sérénité et de profiter  des avantages avec un minimum de perturbations. »