Les environnements de travail et la technologie : entrée dans l’ère du “smartphone”

Par Edward Gower-Isaac, vice-président de la division Business Process & Application Services chez Ricoh Europe

Ricoh Europe, Londres, le 18 avril 2019 – Les compétences, la technologie et l’automatisation – ce sont là les trois facilitateurs du succès, d’après les dirigeants d’entreprises européennes que nous avons interrogé. Cela est l’un des conclusions clés de la nouvelle étude commandée par Ricoh, qui met en lumière comment les organisations prennent-elles le contrôle de leur avenir.

L’émergence de l’intelligence artificielle et du “machine learning” a un impact très net – grâce à l’automatisation, la productivité est renforcée, une aide est apportée pour résoudre plus simplement les problèmes mais aussi pour réduire le temps passé sur les tâches répétitives. Cela aide essentiellement les collaborateurs à être plus productive et plus dynamiques. Mais cela signifie également que la technologie offerte aux employés doit être adaptée. Et pas seulement maintenant, mais surtout pour les changements imprévus et les challenges à venir.

L’une des analogies que je préfère est celle du humble smartphone. Avant 2007, aucune personnalisation n’était possible, autre du moins que le casque audio que vous achetiez et le réseau que vous utilisiez. Et puis est arivé l’iPhone. Les smartphones ont offert aux consommateur, à nous, un choix bien plus grand mais aussi davantage de contrôle sur la technologie que nous transportons dans nos poches. Cela est également synonyme que les systèmes d’exploitation ainsi que les applications téléchargées peuvent se mettre à jour et évoluer au fil du temps. Cette même réflexion doit s’appliquer aux technologies des nouveaux espaces de travail. Par exemple, si vous investissez dans un nouveau MFP (multifunction printer), l’appareil doit être capable de suivre le rythme d’évolution et l’avancement de la technologie.

Vu sous cet angle, cela signifie que la technologie appliquée aux espaces de travail n’est plus maintenant un point bloquant l’innovation – en réalité, cela devient même le contraire.

Faire des flux documentaires numériques un mouvement sans accroc

Relevés de comptes, documents légaux, dossiers du personnel : manipuler et sauvegarder ces documents représente une partie fondamentale de la gestion d’entreprise.

Mais, alors que les entreprises songent à la transformation numérique, passer de la conservation d’informations papier à un format digital n’est pas aisé. C’est à ce moment-là que la technologie intelligente pour les espaces de travail entre en jeu – elle peut jouer le rôle de point d’entrée pour les documents passant d’un format papier au monde numérique.

Tout en rendant le processus simple et rapide, les entreprises peuvent également tirer parti de la digitalisation de leurs flux de travail. Ils peuvent rationnaliser les processus tells que les acceptations et les applications, pour rendre plus simple l’envoi et la reception de documents, et même permettre un accès à distance aux documents pour les personnes travaillant sur d’autres sites.

Par exemple, un multifunction intelligent Ricoh integer également les documents existants dans votre infrastructrure, signfiant ainsi que toutes les informations nécessaires peuvent être consultees rapidement et en toute sécurité.

Aider les personnes à accéder aux ressources nécessaires sans compromettre la sécurité

Saviez-vous que près de la moitié des petites entreprises (47%) ont souffert d’une faille informatique ou d’une attaque au cours des 12 derniers mois ? C’est un sujet qui est toujours en première ligne pour les dirigeants d’entreprise, mais avec la cybermenace globale grandissante, il y a un autre défi à affronter.

Maintenir la sécurité requiert une approche sécurisé pour chaque action et processus dans l’espace de travail. Chez Ricoh, nous utilisons ces trois principes pour nous guider: 

• Confidentialité – L’accès à l’information et aux documents doit être restreint aux seules personnes de confiance. Cela réduit le risque qu’ils tombent entre de mauvaises mains. 
• Intégrité – Il est vital de préserver l’intégrité des documents lors de leur passage dans le système de gestion documentaire. Cela signifie qu’il est necessaire de verrouiller les documents en transit ou les espaces de stockage de sorte qu’ils ne puissant être modifiés par des utilisateurs non-autorisés. 
• Disponibilité – La sécurité n’est pas synonyme d’inaccessibilité. Il est nécessaire de pouvoir accéder aux documents nécessairement partoyt, à tout moment et pour quelque durée que ce soit. 

Avec cela en tête, la technologie des espaces de travail modernes n’est plus un obstacle à l’innovation.

Mettre les personnes (et la technologie) au coeur de la transformation digitale

Les entreprises ont besoin d’une technologie pour leurs environnements de travail qui soit capable de suivre la vitesse de la transformation digitale aujourd’hui – et les vagues de changement que cela entraîne. Et pour se référer à ma précédente analogie du smartphone, avoir un MFP qui dynamisera les futures formes de la transformation digitale est vital pour un espace de travail numérique et connecté.

Les dirigeants d’entreprise sont en quête de techonologie qui soit “pensée pour demain” – et chez Ricoh, nous en faisons une réalité dès aujourd’hui.