L’art de créer une expérience collaborateur au bureau optimale

Les entreprises du monde entier continuent d’exhorter leurs employés à retourner au bureau, car elles reconnaissent les avantages de la collaboration en présentiel, de l’innovation et de la créativité favorisant l’épanouissement et, in fine, la productivité. Sans parler du poids financier que représentent les espaces de travail inutilisés ou inefficaces : sur chaque euro dépensé en immobilier, 0,77 € sont gaspillés en espaces inutilisés.

Alors que la fréquentation des bureaux en Europe ne représente que 75 % des niveaux d’avant-pandémie, notre récente étude réalisée avec le Centre for Economics and Business Research a révélé que 70 % des chefs d’entreprise prévoient de réduire la taille de leurs bureaux au cours des deux prochaines années.

Malgré le désir généralisé d’optimiser le lieu de travail, il est clair que de nombreuses entreprises ont du mal à déterminer la meilleure approche pour répondre aux attentes des employés, mesurer le succès et revoir et faire évoluer leur stratégie en permanence en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise.

Les responsables des Services Généraux ont désormais accès à une multitude de données d’utilisation, mais celles-ci doivent être transformées en informations crédibles. En réalité, créer un espace de bureau optimal ne se limite pas aux espaces physiques eux-mêmes ; c’est aussi la manière dont ces espaces répondent aux besoins croissants et changeants actuels et futurs des collaborateurs.

Voici comment les responsables des Services Généraux peuvent maîtriser l’art d’optimiser les espaces de bureau grâce à la science des données pour offrir une expérience positive sur le lieu de travail :

1. Exploitez les informations fournies par les collaborateurs pour affiner votre stratégie en matière d’espace de travail

En tant que responsable d’établissement, il est important de prendre des décisions qui soutiennent le travail flexible et les objectifs ESG, mais si vous ne comprenez pas comment vos collaborateurs travaillent le plus efficacement possible, votre stratégie ne sera pas adaptée.

Recueillir des informations en temps réel sur la façon dont vos collaborateurs utilisent vos espaces de travail est un bon point de départ. Les solutions intégrées basées sur les données, telles que Ricoh Spaces, peuvent vous fournir les informations dont vous avez besoin, notamment sur l’utilisation de l’espace et le comportement des collaborateurs.

En recueillant ces informations essentielles, vous pourrez peaufiner l'aménagement de vos espaces, élaborer de nouvelles règles et prendre des décisions qui profitent à vos collaborateurs et à votre entreprise en fonction des besoins réels plutôt que des suppositions.

2. Restez agile

Un lieu de travail de qualité doit pouvoir s’adapter à l’évolution des besoins de ses collaborateurs, tout en offrant une expérience vivante et cohérente dans tous les lieux et à tous les points de rencontre. Pour y parvenir, il est essentiel d’offrir aux collaborateurs et aux visiteurs une vue en temps réel de votre espace de travail et de ses ressources.

Il est essentiel que les collaborateurs puissent réserver à l’avance les bureaux, les salles de réunion et les places de parking qui répondent le mieux à leurs besoins pour la journée en question. Par exemple, que ce soit pour rencontrer certaines personnes, disposer d’un espace de travail calme ou avoir besoin de collaborer en grand groupe. Cette visibilité donne aux collaborateurs la capacité de planifier leur journée pour une productivité, un engagement et une satisfaction optimale.

Cette perspective vous permet de suivre les données au fil du temps et d’ajuster, selon les besoins, la manière dont vos collaborateurs utilisent les espaces de travail.

3. Maximisez l’utilisation des technologies intelligentes

Des technologies intelligentes existent pour améliorer l’expérience des collaborateurs et la rendre facilement accessible. Des solutions de vidéoconférence de haute qualité, telles que Microsoft Teams Rooms, permettent aux équipes de collaborer depuis l’endroit qui leur convient le mieux et offrent une solution équitable à ceux qui se joignent à eux à distance.

Les technologies innovantes permettent également d’améliorer les avantages du bureau. Prenons l’exemple des facteurs environnementaux : la température et la composition de l’air peuvent avoir un impact considérable sur la concentration et le confort au bureau. En exploitant des technologies innovantes telles que les capteurs de température et les scanners de qualité de l’air, vous pouvez optimiser ces facteurs pour votre personnel.

Pour les responsables des Services Généraux qui doivent envisager un agencement optimal des bureaux et un environnement adéquat, la technologie intelligente est un outil essentiel pour améliorer l’expérience en milieu de travail, ce qui peut à son tour renforcer l’acquisition et la rétention des talents.