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PPDM Personal Paperless Document Manager

Personal Paperless Document Manager PPDM est une suite bureautique composée de trois logiciels pour améliorer la productivité documentaire. Cette solution propose en effet une conversion de texte précise et rapide: des fichiers PDF sont ainsi convertis en documents Excel, Word, PowerPoint, Corel, WordPerfect,… formatés et éditables


  • OmniPage: grâce à ce logiciel de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR), les pages numérisées sont transformées en  documents modifiables ou permettant la recherche textuelle.Avec cette solution de reconnaissance optique de caractères (OCR) complète prévue pour répliquer textes, images, tableaux et mises en forme directement à partir de l’original, le gain de temps se chiffre en heures par rapport à avant.
  • PDF Converter Pro: permet de jongler entre les formats, de convertir un PDF en Word ou même de l’éditer directement. Les utilisateurs ont la possibilité de manipuler et d’assembler de nouveaux types de documents pour plus d’efficacité en matière de partage et d’archivage. Ils sont libres, en outre, d’y apporter les améliorations voulues grâce à la suite d’outils d’édition mise à leur disposition (annotation des PDF, incorporation des fichiers audio et vidéo, etc.).
  • PaperPort: permet de gérer localement les documents sur son poste de travail, de fusionner plusieurs documents de différents formats en un seul pour un gain de temps inégalable. . La conversion et la combinaison des documents numérisés et des quelques 150 types de fichiers électroniques reconnus (y compris ceux à base d’images) sont d’une simplicité déconcertante : un simple glisser/déposer sur le bureau et le tour est joué.
Caractéristiques et avantages

Élimination des pertes de temps
Le fait de pouvoir convertir les fichiers directement depuis le MFP ou le bureau évite la saisie laborieuse des informations à partir des documents papier (numéros de facture, par exemple) ou la reconstitution manuelle des documents sous une autre forme et permet, par conséquent, d’accroître votre productivité et de réduire les coûts d’exploitation. Vous êtes libre de convertir les documents dans leur intégralité ou de vous intéresser à des zones spécifiques sur chaque page grâce à la fonction de reconnaissance optique de caractères ciblée, puis d’intégrer les informations des documents dans des champs de métadonnées au sein des fichiers numérisés. Les formulaires d’entreprise sur papier peuvent être convertis en formulaires PDF remplissables. La numérisation et la collecte des données sont ensuite réalisées automatiquement à partir des formulaires complétés.

Meilleure agilité commerciale
Les documents peuvent être acheminés pratiquement n’importe où, sur simple pression d’un bouton : vers une adresse e-mail, des référentiels de réseau, des systèmes de gestion de contenu et des bureaux.    Le stockage et la distribution des documents sont d’autant plus rapides et efficaces, ce qui permet non seulement de limiter les tâches d’administration manuelles liées au déplacement et au réenregistrement des fichiers, mais aussi d’accélérer les processus documentaires cruciaux.    La conversion automatique en fichiers PDF dotés de l’option de recherche en texte intégral simplifie l’archivage numérique, le suivi et l’exploitation au sein d’un système de gestion de documents. Le fait de bénéficier de fichiers consultables et d’un accès instantané aux documents dans le format désiré est un avantage indéniable pour les membres du personnel, car cela leur permet de se concentrer sur les informations clés, de prendre des décisions plus rapides et d’améliorer le service après-vente.

Protection des données d’entreprise
Les flux de travaux personnalisés destinés à acheminer les documents vers des emplacements sécurisés prédéfinis via l’interface conviviale du MFP permettent de gérer les destinations et de limiter les risques d’erreur humaine. Pour une plus grande tranquillité d’esprit, les utilisateurs peuvent prévisualiser leur document numérisé sur l’appareil multifonction avant de l’envoyer.
Des fichiers PDF avec mot de passe et contrôle des autorisations pour l’affichage, la modification et l’impression peuvent être créés depuis l’appareil multifonction et le bureau pour un archivage et un partage sécurisés. Il est possible également de rechercher des termes contenant des informations sensibles à supprimer, puis d’effacer (éditer) celles-ci de manière permanente pour empêcher leur divulgation.
Avec l’impression sécurisée, vous avez la garantie que plus aucun document ne pourra être collecté, de façon malveillante ou accidentelle, par la mauvaise personne.

Les bénéficesSimplicité : prise en main rapide 
Productivité bureautique accrue grâce à la conversion et combinaison des documents 
Efficacité : limitation des tâches manuelles (plus besoin de retaper les documents) 
Gain de temps : transformation directe de documents papier numérisés en documents