DocuWare
DocuWare automatise les flux documentaires et les processus métier en permettant la gestion et le partage électroniques des documents, quels que soient le format ou la source.
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| Capturer et organiser les informations | Traiter les documents et gérer les flux documentaires | Accéder au contenu et le visualiser pour prendre des décisions |
Qu'ils soient sur le site ou dans le cloud, les documents sont facilement accessibles quand et où vous le voulez ; une simple recherche suffit pour trouver les documents dont vous avez besoin.
- Caractéristiques et avantages
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Les avantages de DocuWare
- L'automatisation des flux documentaires accélère les processus métier et favorise l'efficacité.
- Les accès sécurisés, contrôlés et consignés donnent des flux documentaires conformes et transparents.
- La numérisation des documents papier réduit les dépenses de manipulation liées au temps consacré au classement, à l'achat de meubles, d'espace de bureau et d'espace de stockage hors site.
- Les puissantes options de recherche et d'affichage permettent de récupérer rapidement les informations requises.
- Les alertes par e-mail vous rappellent les tâches à réaliser.
- Les apps mobiles et les clients internet permettent une connexion depuis n'importe quel lieu, si bien que les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents depuis les bureaux ou la maison, lors des visites commerciales chez les clients ou pendant les déplacements.
- Facilité d’utilisation.
- Le système de contrôle de documents DocuWare fonctionne étroitement avec les applications familières et directement depuis les multifonctions de Ricoh.
Les principales fonctions de DocuWare
- Les solutions DocuWare permettent d'automatiser les flux documentaires tout en protégeant les données et les documents via un système d'archivage sécurisé et centralisé.
- Les listes de tâches, les notifications par e-mail et les rappels évitent le ralentissement des processus.
- Une recherche permet d'identifier rapidement tous les documents associés, peu importe la source originale : création via un PC, extrait d'un courrier électronique, document Microsoft Office ou document papier numérisé.
- Les accès suivis et consignés permettent à tout le monde de rester au courant.
- Les enregistrements aisés permettent de surveiller les calendriers de conservation et de créer des rapports.
- Disponible sur site ou dans le cloud.
Logiciels et applications connexes
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Ricoh SimplyGED by DocuWare
Des solutions cloud simples, sur-mesure, rapides à prendre en main et taillées pour répondre aux besoins métiers des PME pour leur transformation digitale.
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Comptabilité
Approbation automatisée des factures, vérification par 3 étapes et autres processus de compte fournisseur, contrôle et vérification des achats, fourniture rapide de preuves de livraison pour accélérer le traitement des comptes clients et partage aisé des fichiers pour des audits sans stress.
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Ressources humaines
Optimisation des entretiens via le workflow des documents, stockage des informations conforme, gain de temps avec accès en libre-service aux talons de chèque de paie, aux formulaires.
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Ventes
Accès direct aux devis et à l'historique d'achat des clients, les listes de tâche aident la direction à surveiller la progression.
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Technologies de l'information
Système sécurisé et simple de gestion des enregistrements avec calendrier de conservation, solution de récupération en cas de sinistre.
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Administration publique
Du niveau local jusqu'au niveau régional, les enregistrements accessibles au public peuvent être partagés aisément sous forme numérique, ce qui permet aux municipalités de gagner du temps et de l'argent.
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Enseignement
Les dossiers des étudiants, y compris les documents financiers, sont stockés en conformité et peuvent être partagés avec les utilisateurs autorisés.
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Fabrication
Les flux de travail et les listes de matériaux clairement documentés permettent à la production de respecter le budget et les échéances.