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Streamline NX Share

Streamline NX Share for FileServer est une solution de numérisation simple pour l’utilisateur, le guidant pour indexer et sauvegarder ses documents papier en format électronique. L’intégration dans un système documentaire n’a jamais été aussi facile. Selon les processus pré-définis par l’administrateur, un utilisateur s’identifiera, optera pour un format de numérisation (résolution, couleur,…), précisera le type de document à numériser, son classement et ses index. L’utilisateur se verra confirmer le succès de son opération. Le document est maintenant intégré dans le système documentaire en place. Sa recherche pour consultation en est aisée grâce à son indexation précise et pertinente. Tout système documentaire pourra ensuite publier ou archiver correctement le document dématérialisé. S’installant sur le multifonction Ricoh, Streamline NX Share ne nécessite aucun ordinateur pour le piloter et sa prise en main est immédiate, autant de qualités qui faciliteront son déploiement. Streamline NX Share se décline pour intégrer directement différents systèmes documentaires, notamment les systèmes de Fax, Faxbox et RightFax ainsi que les solutions de gestion d’impression Pcounter et Watchdoc.
Streamline NX Share pour Pcounter & Watchdoc Streamline NX Share pour les solutions de comptabilisation Pcounter et Watchdoc vous permet de mieux contrôler l’usage de vos multifonctions avec les serveurs Pcounter & Wathdoc

  • L’utilisateur peut s’authentifier en passant son badge ou en saisissant son compte d’accès
  • L’utilisateur n’accède qu’aux fonctions du MFP autorisées dans Pcounter & Wathdoc
  • Les informations d’usage du MFP par l’utilisateur sont conservés dans Pcounter & Wathdoc pour chaque fonction (impression, copie, numérisation)
  • La balance de l’utilisateur est vérifiée sur le MFP
  • Également disponible l’impression sécurisée pour libérer les jobs d’impression en attente sur Pcounter ainsi que les services « Scan To Mail » et « Scan To Folder » avec des fonctions étendues de la numérisation
Streamline NX Share pour FaxSystems Streamline NX Share pour FaxBox.com & Rightfax vous permet de bénéficier directement depuis vos MFP du service d’envoi de fax « FaxBox.com » & « Rigthfax » et d’en exploiter les fonctions étendues :
  • options d’envoi
  • paramètres de page de garde.
Streamline NX Share pour « FaxBox.com Extended » intègre d’autre part un carnet de contacts et dispose d’une interface graphique simple et d’une ergonomie entièrement dédiée à la numérisation de documents destinés à être faxés.
Streamline NX Share pour « RightFax » vous permet de bénéficier directement depuis vos MFP d’un service d’envoi de fax s’appuyant sur le serveur RightFax. Ce connecteur dispose d’une interface graphique simple à appréhender et d’une ergonomie entièrement dédiée à la numérisation de documents destinés à être faxés.

Caractéristiques et avantages

Fonctionnement

  • Authentification : la possibilité d’obliger un utilisateur à s’authentifier (identifiant / mot de passe) avant toute opération limite l’utilisation des services aux seuls employés et permet de garder une trace à des fins d’audit.
  • Destination : l’utilisateur pointe le type de document qui sera numérisé et peut avoir à préciser des sous-types. Cela se traduira par des répertoires différents dans le serveur documentaire.
  • Paramètres de numérisation : si les paramètres pré-définis ne conviennent pas, l’utilisateur peut les modifier pour les adapter à ses besoins. C’est l’administrateur qui choisit les options disponibles afin de simplifier l’interface.
  • Indexation : l’utilisateur est invité à préciser les index relatifs au document numérisé. L’indexation se fait par : saisie libre (texte ou chiffre) oui parmi une liste pré-définie. Ces méta-données seront inclues dans le fichier PDF généré ou un fichier xml joint.

Principaux avantages

  • Simplifier l’étape de numérisation sur multifonction en n’affichant que les options nécessaires à une interface métier. Sans être dérouté, l’utilisateur respectera un processus pré-défini.
  • Guider dans la qualification des documents dématérialisés (type, index), avec des champs obligatoires ou non, afin que le document ne soit pas perdu dans la masse d’informations.
  • Intégrer dans le système documentaire les documents papier, afin qu’ils soient mieux partagés et sécurisés. Les méta-données seront soit contenues dans le fichier PDF ou communiquées dans un fichier texte (xml,…).
  • Sécuriser les ressources et processus de l’entreprise, en obligeant l’utilisateur à s’authentifier avant d’exploiter la fonctionnalité de numérisation. Le nom de l’opérateur peut être inclus dans les méta-données du document pour se conformer aux normes et législations.


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