Imprimante et scanner : Dématérialisation et numérisation

Les multifonctions Ricoh, pour une dématérialisation et numérisation alliant performance et productivité

Souvent confondus, les deux termes recouvrent des réalités techniques différentes mais complémentaires. « Numériser » permet, à partir d’un document papier, d’obtenir un fichier numérique que l’on pourra conserver, retrouver, consulter et éventuellement imprimer si nécessaire. « Dématérialiser » s’applique à tout un processus de production : devis, factures, bulletins de paye par exemple… Et qui peuvent être générés automatiquement sous forme digitale à partir d’outils de gestion couplés à des multifonctions performants. Mais dans tous les cas, ces technologies exigent pour vous d’avoir recours aux partenaires et aux matériels les plus fiables.

La numérisation chez Ricoh : rapidité et haute définition

Vous pouvez numériser tout type de documents papier sous forme de fichiers numériques, en utilisant une imprimante scanner. Cette copie fidèle, image du document initial conservé dans un format choisi (pdf, jpg, tiff…) peut être stockée, conservée, consultée, mise à disposition d’un groupe défini… Les multifonctions les plus performants, comme l’IM C6000 par exemple, sont capables de numériser jusqu’à 240 images par minute (ipm) en recto-verso, pour une résolution pouvant atteindre 1200 dpi (points par pouce). Vous pourrez obtenir une qualité de rendu et un gain de productivité exceptionnels pour votre entreprise, quelle que soit sa taille.

La dématérialisation chez Ricoh : directement au format numérique

Si on ne peut pas réellement parler de « zéro papier » - imprimer doit toujours rester une option – l’idée est de produire des fichiers numériques directement à partir d’un système d’information utilisé par l’entreprise, en mettant en place un flux documentaire spécifique, une véritable imprimerie numérique. La dématérialisation peut concerner tout type de documents, entrants ou sortants : devis, factures, contrats, bulletins de paye… Qui sont émis automatiquement sur la base d’informations prédéterminées prenant en compte les différentes activités, les prestataires, leurs domaines d’intervention, etc. Le choix d’un multifonctions performant est donc déterminant. Les multifonctions Ricoh permettent d’intégrer les systèmes les plus récents de flux dématérialisés.

Des services de dématérialisation dédiés pour de meilleures performances

Ricoh propose des services dédiés pour accompagner les entreprises vers la dématérialisation de leurs processus, notamment dans le domaine de la facturation, avec de véritables bénéfices, comme :

• Des économies de temps, en évitant d’innombrables manipulations de documents papier pour libérer ainsi des collaborateurs de tâches chronophages
• L’automatisation de tous les flux documentaires pour un travail plus rapide et une meilleure productivité
• La réduction des coûts de fonctionnement des outils (encre et papier, notamment)
• Une visibilité permanente et claire de la trésorerie de l’entreprise, des factures payées, de celles à venir…
• Avoir une démarche axée sur le développement durable, en économisant du papier et de l’énergie
• L’amélioration de la sécurité et de la confidentialité en limitant les risques liés à la gestion et au stockage de documents au format papier

Le Cloud by Ricoh

Parmi les solutions technologiques qui participent à la transformation numérique des entreprises, le Cloud est appelé à prendre une place prépondérante, favorisant la dématérialisation et améliorant considérablement la productivité. À condition de s’appuyer sur les bons outils. Le Cloud Ricoh Smart Integration, couplé à un multifonction intelligent, comme le l’IM C2000, scanner et imprimante à la fois, vous permet de vous connecter directement à des services Cloud comme Google Drive, Ondrive ou Dropbox par exemple. Vos documents sont immédiatement accessibles à l’ensemble des personnes autorisées, où qu’elles se trouvent, dès qu’elles bénéficient d’une connexion internet, et de façon parfaitement sécurisée.

La Gestion Électronique des Documents (GED)

Une fois dématérialisés, sur un serveur de l’entreprise ou sur le Cloud, restent de nombreuses questions liées au stockage des documents et à leur utilisation. Des questions liées à la sécurité : quels collaborateurs pourront y avoir accès, pour quel type d’action (consultation ? modification ? validation ?). Mais aussi des questions liées à la conservation des documents numériques, la durée de leur stockage… La Gestion Électronique des Documents (GED) est donc un élément central de la dématérialisation. La solution « paperless » de Ricoh, baptisée iCM (intelligent Content Management), permet une consultation simplifiée, en local ou via Internet, sur une tablette ou un smartphone de tous les documents numérisés depuis un multifonction. Des documents classés automatiquement par index logiques comme s’il s’agissait de rayonnages physiques.

« Nous avions depuis plusieurs mois la volonté de franchir une nouvelle étape dans notre organisation et la gestion de l’ensemble de nos documents. Mais malgré la qualité de notre équipe IT, nous nous posions beaucoup de questions. L’ensemble des solutions développées par Ricoh, depuis l’achat d’une simple imprimante scanner wifi jusqu’à des applications gérant le flux et le stockage sur le Cloud nous ont permis de gagner rapidement en productivité, en toute sérénité ».

Jean-Pierre, Directeur financier dans l’industrie alimentaire