Des multifonctions… Multiservices pour l’entreprise

Les multifonctions Ricoh, de la « simple » impression à la GED (gestion de vos documents en entreprise).

Les multifonctions Ricoh sont non seulement les systèmes d’impression et de numérisation parmi les plus performants du marché, mais ils sont conçus pour faire beaucoup plus que cela pour votre entreprise. Aujourd’hui, une bonne imprimante multifonctionsne sert plus uniquement à imprimer à la demande et à scanner, mais vous permet de stocker directement au format numérique tous vos documents, en les plaçant directement dans des dossiers prédéfinis, indexés, pour les intégrer directement dans un système de gestion électronique de documents (GED).

Un gain en productivité et en efficacité dans votre gestion des documents numériques.

Tous vos documents sont susceptibles d’être traités, stockés, gérés, classés, échangés, partagés… Une gestion des documents en entreprise entièrement automatisée vous fait gagner en productivité, en efficacité et même en rentabilité. Parmi ses nombreux avantages :

• L’accès à l’information est simplifié : chaque personne concernée recevant ou ayant accès au document immédiatement, que ce soit pour en prendre connaissance ou pour le valider.
• La traçabilité est permanente. Les personnes habilitées ont accès à l’ensemble des fichiers, savent où ils se trouvent dans le workflow, qui a pu y avoir accès…
• La sécurité est plus forte : une gestion du travail 100% numérique permet d’exercer plus de contrôle sur l’ensemble du flux et les accès, tout en réduisant le risque de perte de documents. Les informations confidentielles sont mieux protégées.
• Votre trésorerie est plus saine : non seulement les coûts d’un tel système sont très raisonnables, mais il devient plus facile de gérer le circuit de comptabilité et de facturation, tous les documents liés à dossier y étant attachés (devis, bons de commande, email, etc.). Le recouvrement est beaucoup plus rapide.

DocuWare, pour profiter de toutes les ressources de la GED

Pour classer automatiquement vos documents, la solution DocuWare de Ricoh est adaptée à tous les types de fichiers, quelle que soit leur source ou leur format. Le stockage et le partage sont simplifiés. Une solution qui s’adapte à tous les systèmes et logiciels d’information et de gestion grâce à ses outils standard. Votre messagerie est directement connectée à la GED, ce qui permet d’émettre automatiquement des notifications et des alertes email. DocuWare rend votre entreprise plus rapide et plus flexible, plus forte face à la concurrence.

Numériser et classer en toute simplicité : Streamline NX Share for FileServer

Cette solution de numérisation rend les manipulations et démarches plus simples pour l‘utilisateur. Celui-ci, une fois identifié par son badge ou son code sur le multifonctions, n’a plus qu’à se laisser guider en suivant les instructions pour sauvegarder ses documents en format numérique et les classer. Il obtient alors une confirmation qu’ils se trouvent bien à leur place dans le système documentaire. Ill est alors très facile de les retrouver. S’installant directement sur un multifonctions Ricoh comme ceux de la gamme IMc, le logiciel Streamline NX Share est extrêmement simple d’utilisation et fait gagner un temps précieux.

Le Cloud Ricoh Smart Integration

Couplé à l’une des meilleures imprimantes multifonctions du marché, comme l’IM C3000, le Cloud de Ricoh, baptisé Ricoh Smart Integration,est l’atout le plus solide pour votre gestion de documents en entreprise. Vous pourrez vous connecter directement à toutes les plateformes Cloud (Dropbox, Google Drive, OneDrive...) depuis n’importe quel poste, n’importe où dans le monde, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

« Nous avons profité du changement de notre parc d’imprimantes pour nous doter également de solutions de GED, dont DocuWare de Ricoh. En quelques semaines seulement, nous avons fait franchir un vrai cap à l‘entreprise, avec des conséquences que nous n’espérions même pas. Non seulement tout va plus vite, nous avons énormément gagné en productivité, mais nous avons raccourci nos délais de recouvrement des factures de 30% ».