Ce que change le nouveau Règlement Général européen sur la Protection des Données

Adopté le 25 mai 2018, le nouveau RGPD instaure un encadrement strict de cette question pour les petites comme pour les grandes entreprises. Celles-ci ont donc dû prendre en compte les nouvelles obligations imposées par le RGPD pour réaliser des changements parfois importants sur leurs façons de procéder, pour pouvoir atteindre le niveau de conformité requis. Ricoh veille depuis longtemps à la protection de vos données, en attachant une grande importance à proposer des services, des solutions et des équipements parfaitement en accord avec les dispositions requises par le RGPD. Toutes les équipes ont travaillé ensemble pour mettre en place des mesures adaptées à cette nouvelle règlementation, que ce soit par rapport aux configurations des systèmes d’impression et de communication, aux avenants contractuels, ou encore aux processus marketing.

Quelques recommandations pour être en conformité avec les normes de sécurité des données RGPD

Afin d’être sûrs que votre entreprise respecte la sécurité des données RGPD, la première chose à faire est de numériser tous vos documents, afin de les classer aisément et de sécuriser leur accès. Ricoh propose différents services dédiés à la numérisation, à l’organisation et la sécurité d’impression de vos fichiers (DocuWare et Streamline NX, par exemple). La seconde étape consiste à renforcer la sécurité de vos données. Pour cette tâche, les multifonctions Ricoh sont idéaux, puisqu’ils sont dotés de fonctions de sécurité intégrées et possèdent les niveaux de certification les plus hauts du marché. Une autre exigence de la règlementation est que l’entreprise ne conserve des informations que pour une « durée nécessaire ». Afin d’être certains que vos données soient effacées en toute sécurité et efficacement, Ricoh a créé le Service Data Cleansing. Grâce à lui, vous pourrez être certains de bien supprimer toutes les données souhaitées de vos matériels. Enfin, prenez le temps de faire le bilan de vos processus de gestion de données existants pour mieux revoir la façon dont vous les traitez et assurer au maximum votre sécurité. En suivant ces conseils, vous devriez vous rapprocher d’une parfaite conformité avec la réglementation RGPD.

« Quand le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données a été adopté, nous avons dû revoir un certain nombre de processus sur notre gestion au sein de l’entreprise. Ricoh nous a proposé plusieurs solutions qui nous ont permis de faire une transition rapide et à moindre coût ».

Gabrielle, Directrice administrative d’une entreprise dans le secteur des transports.