La gestion de documents numériques, facteur clé de performance

Pour se développer et améliorer leurs performances, les entreprises doivent être capables d’accéder rapidement aux informations dont elles ont besoin et de les mettre à disposition en toute sécurité aux collaborateurs concernés. Les Managed Document Services couvrent uneapplication de gestion électronique des documents (GED) qui vous permet d’optimiser vos processus documentaires en veillant à ce que vos données soient toujours bien protégées. Qu’il s’agisse de la saisie de l’information, de son partage au sein de l’entreprise ou de son traitement, Ricoh élabore une solution sur mesure en travaillant en collaboration avec votre équipe, afin de parfaitement cibler vos besoins tout en respectant l’organisation de votre infrastructure.

Une approche évolutive de la GED en cinq phases

La gestion de documents numériques associée aux Managed Document Services requiert cinq étapes clés : la première consiste en la compréhension des enjeux en travaillant main dans la main avec l’équipe de l’entreprise et en étudiant les infrastructures techniques, l’analyse des plans stratégiques, des objectifs financiers et des processus d’information. Une phase essentielle avant de passer à la seconde étape : la mise en place d’un plan pour améliorer les processus et l’infrastructure dans son ensemble, en définissant les premières mesures à prendre et les indicateurs clés pour évaluer les performances. La troisième étape consiste en la réalisation des décisions prises, toujours en partenariat avec les équipes, pour l’application des stratégies et aider les collaborateurs à intégrer ces nouveaux changements le plus rapidement possible. Des outils de gestion sont ensuite utilisés pour mesurer le succès des nouveaux processus et générer des rapports pour comparer les performances avant et après l’installation. Ricoh s’engage enfin également à optimiser en permanence ces flux en veillant à ce que les stratégies continuent de répondre aux besoins de l’entreprise tout au long de son évolution.

« Nous avions pris du retard sur la gestion de nos documents numériques et nos flux n’étaient pas suffisamment clairs pour l’ensemble des collaborateurs. Nous perdions en efficacité. Maintenant, nous avons mis en place des solutions très simples et il est devenu très facile d’aller trouver une information et de la partager. Un gain de temps et forcément de productivité, surtout pour une structure de taille moyenne comme la nôtre ».

Samantha, Directrice générale d’une PME de matériels recyclés.