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Juridique – Notariat

Les professions juridiques tendent de plus en plus vers une digitalisation complète de leurs actions quotidiennes, et le notariat ne fait pas exception. Avec l’apparition de nombreuses applications, il convient d’adopter les outils qui y correspondent. Ricoh accompagne les entreprises pour la numérisation de leur activité.


Notariat

Le notariat est en pleine transformation depuis plusieurs années. L’adoption de nouvelles méthodes de travail, plus digitales, a fait évoluer les missions tout comme les besoins des entreprises. Changer pour de nouvelles pratiques ne peut se faire sereinement que par l’adoption d’outils connectés.

Notariat - Image

Offices notariales : une transformation digitale déjà avancée ?

Les études notariales ont entamé leur processus de digitalisation en 2015, avec en premier lieu un système d’authentification en ligne individuel, afin de faciliter les échanges, suivi de plusieurs initiatives pour créer des outils numériques dédiés à la profession. Mais l’harmonie n’est pas encore là, comme l’a rappelé la TechnNot de 2018. Alors, quelles sont les technologies nécessaires ?

Aller au-delà des simples outils de visioconférence

Depuis 2008, l’acte notarié peut être établi sur un support électronique (AAE) et signé en accord par les parties par le biais d’équipements de visioconférence depuis l’an dernier (AAED). Malgré ces nouvelles législations, les équipements nécessaires demeurent peu nombreux sur le territoire et l’investissement dans un outil à usage unique pourrait expliquer ce manque d’harmonie. En choisissant un écran interactif Ricoh, les possibilités s’élargissent. Outre l’aspect visioconférence grâce à la caméra et au micro embarqués, chaque collaborateur aura la possibilité de se servir de l’outil comme un ordinateur à part entière, réduisant ainsi le circuit de l’information.

L’heure est au « Smart Meeting », qui plus est dans une fonction où le contact avec le client est direct. L’innovation technologique prônée pour les métiers du notariat doit s’accompagner non seulement des outils mais aussi d’un environnement de travail dynamique et agréable. Les salles de réunion packagées proposées par Ricoh intègrent la dimension technologique grâce aux écrans et solutions logicielles associées, ainsi que la dimension esthétique et pratique d’un espace de réception agréable et ouvert.

« Nous avions des soucis liés à un scanner défectueux sur notre précédent parc, lequel ne correspondait plus à nos besoins et au volume de données numérisées. La simplicité de l’interface de la gamme des multifonctions intelligents Ricoh nous a séduit de même que ses technologies de numérisation et la possibilité de se connecter en cloud. »
Laurent, associé au sein d’une SCP notariale

Archivage numérique et dématérialisation : le grand chantier

Les métiers du juridique sont « réputés » pour leurs flux d’informations sensibles et leurs besoins en termes de numérisation électronique des documents. Depuis plusieurs années, le sujet de la dématérialisation est au cœur des discussions entre les représentants du notariat et les pouvoirs publics, afin de créer une politique relative à cette démarche. En lien étroit avec les organismes bancaires comme les instances de régulation économiques, la confidentialité et la sécurité de l’information doivent être optimales.

Les multifonctions intelligents Ricoh incarnent cette idée d’une « plateforme globale de l’information » : grâce à des technologies de numérisation uniques assorties à des systèmes de gestion électronique des documents (GED) et d’archivage sécurisé connecté, ils permettent de garder une trace de l’ensemble des actions mises en place. La traçabilité et le contrôle de l’accès aux documents doit être exemplaire, qui plus est avec la digitalisation de la signature des actes.

Digitaliser l’aspect bureaucratique avec des solutions logicielles

Recréer de l’interactivité avec ses clients, faire participer chacun à la rédaction des actes lors de séances numériques est une chose. Mais cela n’élimine pas le circuit administratif qui se cache encore derrière ces réunions privées. Et cela ne peut s’automatiser sans une dose de technologie ! Grâce aux multifonctions intelligents connectés Ricoh, l’accès au cloud, au réseau interne et à des plateformes en ligne directement depuis l’outil devient possible. Mais ses capacités ne se limitent pas à la numérisation. Dorénavant, en sus d’embarquer des connecteurs cloud, le multifonctions se substitue au bureau de poste et permet ainsi de réduire le temps comme les coûts engrangés par l’envoi de documents officiels.

L’acte notarié est dorénavant numérique. Alors pourquoi son écriture ne se fait-elle pas par ce biais ? En adoptant un logiciel de reconnaissance vocale intégrant un dictionnaire juridique, l’enregistrement des données de vos collaborateurs comme de votre clientèle se simplifie. La conversion automatique vers un document légal permet de digitaliser totalement l’acte, modifiable à l’infini grâce la solution PPDM. De plus, cet outil pourra être participatif, permettant ainsi de modifier instantanément l’acte, au cours d’un rendez-vous en clientèle.

Aller au-delà de l’idée de l’innovation numérique pour offrir des solutions concrètes simplifiant le quotidien et permettant de renforcer la relation client. Les outils technologiques Ricoh parachèvent les systèmes mis en place au sein du notariat, pour instituer la collaboration et l’environnement dynamique comme la clé de la pérennité.


Notariat

Les professions juridiques tendent de plus en plus vers une digitalisation complète de leurs actions quotidiennes.

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