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Dossiers d'activité

Quelle que soit la taille d'une entreprise, assurer la coordination et la structuration des informations permet de respecter plus facilement les nombreuses réglementations s'appliquant aux flottes d'entreprise et aux utilisateurs de véhicule. La solution Dossiers de flotte de Ricoh offre une archive électronique sécurisée et facile à gérer qui centralise et simplifie le contrôle des documents liés à votre parc de véhicules.

Cette solution facile à mettre en œuvre vous permet de réunir et d'indexer rapidement les documents liés à vos véhicules. Vous bénéficiez ainsi d'un accès en temps réel aux versions actualisées de vos dossiers. Les fichiers indexés sont archivés en toute sécurité et faciles à localiser.

Une fois numérisés et indexés, vos documents se retrouvent facilement ; vous ne perdez plus de temps à fouiller dans des piles de papier. Les documents ne risquant plus d'être déplacés ou mal classés, les processus sont optimisés et la marge d'erreur réduite. L'archivage numérique permet également de réduire les frais de stockage et de papier, ce qui a un impact direct sur votre politique de développement durable.

Caractéristiques et avantages

La solution Dossiers de flotte de Ricoh vous aide à réduire les processus manuels longs à exécuter et offre un accès instantané aux documents au moment où vous en avez besoin.

Ce service vous aidera à :

Respecter plus facilement vos obligations juridiques

  • La numérisation des documents et leur stockage centralisé facilitent la recherche et la récupération de tous les documents liés aux véhicules
  • L'indexation précise, les pistes d'audit et la gestion des versions facilitent le respect des réglementations
  • Tous les documents liés aux véhicules et aux conducteurs (attestations d'assurance, contrôles de sécurité, permis...) peuvent être rassemblés et conservés pour les mises à jour importantes, de manière à préserver la sécurité et la productivité du parc automobile

Réduire les frais de fonctionnement

  • Les coûts administratifs sont réduits et les coûts de stockage physique sont éliminés
  • L'accès facilité à un référentiel électronique précisément indexé et géré de manière centralisée élimine les vérifications et traitements manuels des documents liés aux véhicules
  • Les coûts peuvent encore être réduits par l'envoi et la réception des documents par voie numérique

Accélérer les processus, libérer du temps

  • La gestion centralisée de documents électroniques accélère certaines procédures de gestion de parc comme les déclarations de sinistre
  • L'accès aux documents en temps réel réduit le temps passé à rechercher manuellement des documents importants

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