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Services d'eFacturation

Les services d'eFacturation Ricoh sont conçus pour les organisations qui souhaitent optimiser leurs fonctions comptables. Ce service vous permet de passer, à votre propre rythme, d'une facturation papier à un processus plus efficace et rentable de facturation électronique pour vos acheteurs et fournisseurs.

La facturation papier est coûteuse, à la fois en termes de temps nécessaire pour le traitement des factures entrantes et sortantes qu'en terme d'équipements nécessaires au processus. La facturation électronique permet un suivi plus facile et est moins sujette aux erreurs que les processus manuels. De plus, une vue consolidée rend plus facile de répondre aux questions et demandes administratives.

Nous allons vous aider à faire évoluer vos pratiques de facturation au rythme qui convient à votre organisation, à vos clients et à vos fournisseurs. Certains clients et fournisseurs peuvent, par exemple, demander la continuité d'un processus papier qui soit conforme à leurs propres pratiques comptables, et notre sevice peut facilement être adapté à ce genre de besoins.

Notre service cloud vous donne la possibilité de contrôler facilement vos paiements de factures et vos processus d'approbation à partir de n'importe quel emplacement, et inclut des solutions pour les comptes débiteurs et les comptes créditeurs. Toutes deux sont flexibles et évolutives afin de répondre aux besoins changeants des entreprises et sont gérées sur un modèle de service SaaS, de sorte que vous pouvez facilement gérer vos dépenses.

Caractéristiques et avantages

Les services d'eFacturation Ricoh vous aident à améliorer votre flux de travail en introduisant des pratiques de facturation traçables efficaces au sein de votre organisation.

Ces services peuvent vous aider à :

  • Réduire les coûts liés à l'énergie, au papier et à l'expédition en convertissant la facturation papier à la facturation électronique
  • Économiser du temps en facilitant le flux de travail manuel et en augmentant la vitesse du processus de facturation
  • Augmenter la productivité en libérant des employés qui pourront se concentrer sur d'autres secteurs de l'entreprise
  • Améliorer la gestion de la trésorerie avec une vue claire sur les fonds qui doivent entrer et quitter votre organisation
  • Améliorer votre performance en matière de politique environnementale grâce au passage à des processus de facturation sans papier
  • Améliorer la sécurité des documents en réduisant les risques associés au transport et à l'entreposage physiques


Comptes débiteurs

Ce service inclut :

  • Livraison des factures sortantes à travers des canaux numériques ou imprimés
  • Migration depuis la copie papier vers une facturation numérique à un rythme qui convient à vos clients
  • Mise en forme automatique, tri et livraison des factures dans le format choisi

Comptes créditeurs

Ce service inclut :

  • Capture de toutes les factures entrantes provenant de multiples canaux, depuis la copie papier et le courriel aux transferts de fichiers électroniques
  • Transformation de tous les courriels au format numérique et livraison vers votre application du progiciel de gestion intégré (PGI) comme facture électronique

Cas d'utilisation

La solution Ricoh offre un gain d'efficacité de 63 %

La solution de traitement des factures numériques de Ricoh a aidé un fournisseur de services publics de prendre le contrôle de sa chaîne d'approvisionnement internationale. Le système automatisé a permis de faciliter la validation et l'approbation des factures et a réduit le temps nécessaire pour traiter les factures des fournisseurs.

Les systèmes manuels à base de papier utilisés par ce fournisseur de services publics pour traiter les factures de ses fournisseurs étaient inefficaces et demandaient beaucoup de temps. La société avait besoin d'une solution plus efficace de traitement des factures qui permettrait d'automatiser les systèmes manuels, de faciliter le processus d'approbation et de veiller à ce que les factures des fournisseurs soient payés à temps, sans la nécessité de traiter des documents papier.

Avec une compréhension approfondie des besoins et des exigences de l'entreprise du client, Ricoh a pu réorganiser le processus. Nous avons introduit une solution numérique intelligente pour automatiser les processus d'approbation des factures et les intégrer directement dans les systèmes existants de l'entreprise, fournissant des informations financières en temps réel précis.

Les services de facturation permettent au fabricant de vêtements de sport d'économiser 3 millions d'euros par an

Un fabricant de vêtements de sport bien connu, client de Ricoh, dépensait 4 millions d'euros par an pour distribuer ses factures et relevés sur papier.

Le processus de facturation était géré par le service de facturation centralisé de l'entreprise et les factures étaient imprimées, insérées dans des enveloppes, triées par pays et envoyées par courrier quotidiennement. D'autres documents transactionnels, tels que les états et les confirmations de commande, étaient préparés chaque mois.

Reconnaissant que les processus existants étaient inefficaces et dépendaient d'un degré élevé de traitement manuel, la compagnie a demandé à Ricoh de lui fournir un service géré qui permettrait de faciliter l'administration et de réduire les coûts de traitement.

Le fabricant de vêtements de sport fait maintenant gérer le processus de facturation à l'externe par Ricoh. Les données transactionnelles, générées par le système de gestion des commandes de l'entreprise, sont maintenant traitées par Ricoh et utilisées pour créer des factures électroniques. Selon les préférences de chaque client, les factures sont ensuite soit téléchargées sur un portail web pour la visualisation en ligne, soit imprimées et envoyées par des moyens classiques.

La société travaille actuellement à la migration de 80 % de ses clients à la facturation électronique. Ce changement permet d'économiser 3 millions d'euros par an, et d'aligner les processus internes avec la politique verte de l'entreprise.

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