Ricoh Print&Share: une solution intelligente “tout en un” pour automatiser et personnaliser le traitement de vos documents.

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Ricoh Print&Share: une solution intelligente “tout en un” pour automatiser et personnaliser le traitement de vos documents.

Ricoh, leader en matière de gestion documentaire, lance aujourd’hui la solution « Print&Share », un logiciel à destination des PME.Print&Share automatise la personnalisation et la distribution des documents d’entreprise en permettant aux utilisateurs d’individualiser, archiver, imprimer et automatiquement faxer et/ou d’envoyer par e-mail un document en une seule fois. Cette solution intuitive permet de réduire de 87 % le temps passé à réaliser certaines tâches administratives1souvent  contraignantes.

 

Au quotidien, la plupart des employés personnalisent manuellement leurs documents, ce qui présente un caractère chronophage, impacte nécessairement la productivité des collaborateurs et est souvent à l’origine d’erreurs au sein de l’entreprise.

Thomas Collins, Directeur Solutions & IT Services - Ricoh France déclare : “Le principe est très simple: à l’image d’un pilote d’impression classique, la solution Print&Share  permet d’envoyer des tâches d'impression vers l'imprimante en choisissant automatiquement la bonne machine et en sélectionnant un certain bac d'impression en fonction du type de document. La force de Print&Share réside dans la manière dont il rassemble tous les processus nécessaires pour le traitement d'un document en une seule tâche d'impression. Il convertira par exemple d'emblée ce document en un autre format (PDF, XML…) ou veillera à son envoi automatique par le canal de distribution sélectionné par l'utilisateur (e-mail, fax, archive numérique, etc…). Une tâche d'impression devient donc dans la foulée un workflow qui achemine directement le document vers la bonne destination et l'archive dans le même temps! ”.

Le résultat: un gain de temps non négligeable et une productivité accrue qui permet aux collaborateurs de se concentrer davantage sur leur cœur de métier.

 

Une solution tout en un

Print&Share couvre l’ensemble des phases liées au traitement du document, de la création d'un document à son archivage, en passant par toutes les étapes intermédiaires.La solution est aussi capable de puiser des informations dans un document. Si l'adresse email ou le numéro de fax d’un contact figure dans le document, Print&Share est capable de détecter l'information et l'utiliser dans le même temps  pour envoyer le document.

Print&Share est également capable de paramétrer par défaut le fait que des emails par exemple soient imprimés uniquement en noir et blanc. Print&Share surveille donc les processus d'impression et s'assure que certains documents ne soient pas inutilement imprimés en couleur.

 

En implémentant Print&Share, l'utilisateur donne à sa communication professionnelle de nouvelles perspectives. Il est par exemple possible relier des factures, des offres ou des lettres d'information à la base de données. Même l'ajout de logos ou d’autres éléments tels que des codes-barres est envisageable en une seule et même manipulation.

Une fois les documents créés ou envoyés, Print&Share veille à en assurer le suivi. Grâce aux possibilités de synchronisation entre les documents et les agendas électroniques, la solution rappelle par exemple qu'il est temps d’appeler les clients pour discuter des offres préalablement envoyées.

 

Print&Share Eco pour une impression durable

La version Print&Share Ecodéveloppe le service de consulting Total Green Office Solutions Ricoh et est proposé dans le cadre du Programme de Développement Durable. Comme le montre l'analyse du cycle de vie, l'impact environnemental d'un appareil est le plus important lors de sa phase d'utilisation. A cet effet, Print&Share Eco est un logiciel qui se concentre sur la réduction de l’impact environnemental lié à l’impression en permettant par exemple d’éliminer automatiquement les impressions inutiles à l’instar des pages internetou encore de condenser le contenu d’un document. En un clic, les entreprises sont plus productives, plus responsables tout en  réalisant des économies en termes de ressources et de coûts.

 



[1]Ricoh Europe tests - January 2011.  Time to customise an invoice was reduced from 3 minutes 50 seconds to 30 seconds.

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