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steps to introducing a document management system

10 étapes pour adopter un système de gestion électronique de documents (GED)

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De nombreuses organisations sont engagées dans des processus mixtes de format papier et numérique.

Les applications acquises en vue de répondre à un besoin immédiat peuvent avoir fonctionné comme prévu. Mais il est probable que la complexité de l’organisation grandissant, les processus actuels ne soient plus adaptés.
 
Prenons comme exemple la gestion documentaire. Elle est probablement assurée par une solution numérique combinée à un stockage physique ou elle implique un minimum de tâches manuelles de la part du personnel pour garantir l’indexage correct des informations. Cette approche peut bien fonctionner ; cependant, il est peut-être temps d’envisager une solution plus complète qui augmentera l’efficacité des processus opérationnels, permettra de réaliser des économies et permettra aux collaborateurs de se concentrer sur leur travail au lieu de rechercher des informations. La mise en œuvre d'un système de gestion éléctronique de documents (GED) peut se révéler un véritable défi, mais une approche systématique permet d'éviter les problèmes.

1. Convainquez les parties impliquées et consultez les services spécialisés

L’introduction d’une GED est un projet complexe et d’envergure qui change le travail de vos collaborateurs. Favorisez l’esprit d’équipe à un stade précoce et impliquez tous les collaborateurs et les services concernés. Utilisez leurs connaissances, leur expérience et leur expertise.

2. Réalisez un état des lieux complet de la situation actuelle

Une analyse concrète et détaillée est la base d’une planification de projet :
  • Avec quels documents travaillez-vous dans votre organisation ?
  • Comment sont effectués le traitement, l’indexage et l’archivage de ces documents ?
  • Quelles sont les raisons pour intégrer un nouveau système ?
Répertoriez tous les points en détail et établissez une liste de contrôle.

3. Développez des objectifs

L’analyse concrète est la base grâce à laquelle vous définissez des objectifs détaillés, qui correspondent à ce que vous souhaitez obtenir. Déterminez quels types de documents vous souhaitez numériser et comment vous envisagez d’organiser le flux des informations dans l’organisation.

Il est également important de définir les services et les personnes qui doivent avoir accès aux documents. Réfléchissez à des critères comme l’efficacité au travail, la protection des données et la sécurité des informations. Il est également essentiel de définir des priorités.

4. Choisissez des professionnels informatiques établis comme partenaires

Pour la plupart des entreprises, il est recommandé d’opter pour un package tout compris fourni par des fournisseurs informatiques avec des services étendus, de la planification à l’installation et au soutien.
 
Vous devez pouvoir compter sur le bon fonctionnement et une utilisation facile du logiciel GED. Assurez-vous que le prestataire de services informatiques dispose d’une expérience suffisante et garantit un soutien intensif des projets.

5. Organisez et assurez la formation des collaborateurs

Une formation adéquate au nouveau logiciel permet à votre personnel de bénéficier d’une introduction efficace au programme. Un bon partenaire vous aidera à garantir la mise en œuvre de bonnes pratiques.
 
Lorsque vous planifiez les étapes d’introduction à la gestion documentaire numérique, vous devez tenir compte des compétences nécessaires de votre personnel. Dans l’idéal, vos collaborateurs peuvent utiliser directement le logiciel après l’introduction. Cela vous permet d’en tirer rapidement des avantages.
 
Investissez dans une formation et des ateliers de qualité. Votre prestataire de services informatiques doit vous proposer des sessions de formation pratiques.

6. La mise en œuvre : introduction du logiciel GED

Vous avez franchi les étapes préparatoires de l’introduction, le moment est venu de passer à l’action : les spécialistes informatiques déploient le logiciel et votre personnel peut utiliser les applications numériques. La formation précédente doit leur permettre de comprendre et d’utiliser les fonctions nécessaires.
 
Cependant, des questions et des problèmes demeurent. C’est normal, il s’agit d’un changement complet. Le bon partenaire numérique vous aidera pour la gestion de projet. Un soutien rapide est essentiel pour les problèmes mineurs.

7. Soutenez de près la mise en œuvre de la GED

La numérisation de votre gestion documentaire est généralement un processus à moyen et long terme. Parfois, ce n’est que dans la pratique que l'on s’aperçoit qu’une optimisation supplémentaire est nécessaire.
 
Recueillez de manière systématique les différentes expériences de vos services et de vos collaborateurs.

8. Mettez en œuvre des ateliers de révision

Les ateliers de révision, qui vous permettent d'obtenir un feed-back ciblé de la part de votre personnel, sont une contribution précieuse au soutien systématique des projets. Dans la vie de tous les jours, beaucoup de choses se perdent. Par exemple, un problème survient, ou quelqu'un a une suggestion d'amélioration, mais oublie de la transmettre. Les ateliers d'évaluation vous permettent de recueillir et de traiter l'expérience pratique de votre équipe.

9. Mettez progressivement en œuvre vos nouveaux processus numériques

De nombreuses organisations décident de numériser leur gestion documentaire étape par étape. Cela permet une mise en œuvre claire sur une longue période et un meilleur contrôle. L'organisation de cours de formation et d'autres tâches font partie intégrante de ce processus qui s'étend sur plusieurs mois ou années. Il est donc essentiel de planifier à l'avance.

10. Contrôlez et ajustez

La numérisation de votre gestion documentaire est un projet à long terme. Les possibilités techniques peuvent évoluer, tout comme vos besoins individuels. C'est pourquoi vous devez constamment vérifier dans quelle mesure votre GED actuel correspond aux besoins de votre organisation.
Paul Anderson

Paul Anderson

CLOUD SERVICES BUSINESS MANAGER EMEA, RICOH EUROPE

Ricoh peut vous aider à adopter une GED

L'introduction d'une nouvelle GED et d'un nouveau processus de manière systémique et coordonnée est vitale pour la réussite à long terme du projet. Il est important de s'assurer que vous travaillez avec un partenaire numérique qui peut vous aider à toutes les étapes de la mise en œuvre, et qui peut fournir une formation et un soutien continu pour intégrer le changement de comportement nécessaire au sein de votre entreprise.
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