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Ricoh Expense Manager


Simplifiez vos processus de gestion des notes de frais à l'aide de la plateforme cloud conviviale Ricoh Expense Manager.

Renforcez l'efficacité et la sécurité grâce à un outil automatisé de génération de rapports destiné aux employés et aux responsables chargés d'octroyer les autorisations que vous pourrez intégrer en toute transparence à vos systèmes financiers.

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Gain de temps

Les employés numérisent les reçus et les factures à l'aide de leur téléphone portable en vue de créer automatiquement des rapports de dépense à approuver pendant leurs déplacements, ce qui élimine la saisie manuelle et le risque d'erreur humaine. Les services financiers peuvent quant à eux automatiser une série de tâches manuelles qui prennent du temps, comme la supervision, le rapprochement des transactions par carte bancaire et la gestion des paiements anticipés.

Amélioration des rapports

Ricoh Expense Manager s'intègre en toute transparence à vos systèmes ERP, CRM et comptables afin d'offrir une vue d'ensemble des dépenses. Ces données permettent d'identifier les économies potentielles en vue de dynamiser la rentabilité de votre activité. Les responsables disposent également d'un aperçu complet sur les dépenses des employés, aussi bien au niveau individuel que d'un groupe, grâce aux capacités de création de rapports détaillés.

Amélioration de la sécurité et du suivi

Le système prend en charge la configuration d'alertes pour chaque employé comme des alertes de dépassement de limite pour certaines catégories, des alertes sur des dépenses régulières ou des dépenses en dehors des heures de travail, afin de permettre un contrôle en temps réel. Les fonctions intégrées de contrôle et de suivi des dépenses contribuent également à la réduction de la fraude au sein de l'entreprise et garantissent la conformité avec vos politiques applicables aux notes de frais. Ricoh Expense Manager propose également un processus de récupération de la T.V.A. plus simple et plus efficace.

Caractéristiques et avantages

Ricoh Expense Manager est paramétré en fonction de votre politiquede dépense et repose sur un logiciel open source qui permet l'intégration aux principales solutions ERP (Microsoft Dynamics, Oracle, Salesforce, Meta4 et Sage) en vue de créer un flux de travail unique et automatisé, avec capacités de suivi, qui va de la saisie initiale du reçu jusqu'à l'approbation. 

  • La plateforme de génération de rapports de Ricoh Expense Manager regroupe l'ensemble des informations et des outils indispensables aux approbations au sein d'une interface conviviale unique. Qui dit "approbations plus rapides", dit "remboursements plus rapides" et "employés plus satisfaits".
  • Le système élimine les tâches manuelles de gestion des notes de frais par le biais de l'automatisation des tâches quotidiennes comme la supervision, le rapprochement des transactions par carte bancaire et la gestion des paiements anticipés.
  • Vos équipes dirigeantes disposent d'une meilleure visibilité et d'un plus grand contrôle grâce à la possibilité de créer des alertes personnalisées pour chaque note de frais enregistrée et d'assurer le suivi de toutes les demandes de remboursement introduites. 
  • Il est possible de configurer plusieurs taux de change afin de permettre l'enregistrement des notes de frais dans la devise adéquate et au taux de change le plus précis. 
  • Le système est conforme à l'ensemble des grands cadres juridiques de l'UE.

Cas d'utilisation

Energy industry

Secteur de l'énergie

Réduction de 80 % du temps consacré aux tâches manuelles liées à l'enregistrement des notes de frais au profit de la productivité grâce à Ricoh Expense Manager

Manufacturing industry

Secteur de la fabrication

Des rapports plus efficaces pour renforcer la sécurité et empêcher la fraude grâce à Ricoh Expense Manager

Technology industry

Secteur des technologies

Simplification des processus liés aux notes de frais pour améliorer la satisfaction des employés et la sécurité grâce à Ricoh Expense Manager