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Dépenses

La solution Dépenses de Ricoh vous aide à réduire le temps consacré aux tâches administratives ainsi que les coûts de stockage et d'impression de documents en vous apportant une alternative rapide et économique aux processus manuels longs à exécuter.

Les documents sont collectés par le biais d'un multifonction et indexés au fur et à mesure de cette collecte. Votre référentiel numérique centralisé et sécurisé vous permet ensuite d'effectuer facilement des recherches et d'extraire les documents souhaités. Vous pouvez alors effectuer un suivi des demandes de remboursement et les approbations peuvent être automatisées. Cette solution offre un accès à distance sécurisé au référentiel, permettant d'examiner et d'approuver les dépenses même en déplacement.

L'ensemble du processus est rationalisé, et l'accès sécurisé aux documents allié à une indexation et un suivi précis vous procurent une piste d'audit claire favorisant la conformité aux réglementations.

Caractéristiques et avantages

La solution Dépenses de Ricoh vous fait gagner du temps et de l'argent grâce à un traitement électronique rapide des dépenses.

Notre solution peut vous aider à :

Réduire la durée et le coût des tâches administratives

  • La collecte automatisée des documents et leur acheminement rapide vers un stockage électronique sécurisé autorisant les recherches accélèrent le traitement des dépenses
  • La collecte de métadonnées et la lecture de codes-barres peuvent être automatisées grâce à la reconnaissance optique de caractères et à l'utilisation de multifonctions
  • Les reçus papier, les formulaires et les relevés électroniques sont tous intégrés dans le flux de travail numérique pour accélérer le traitement des demandes de remboursement

Améliorer vos processus

  • Le suivi facilité, le déclenchement de rappels et la visibilité du statut des demandes de remboursement permettent de gagner du temps et aident le personnel administratif à surveiller et gérer les approbations électroniques
  • L'accès électronique instantané permet aux responsables d'approuver les documents à distance et de les déplacer entre des dossiers électroniques sécurisés, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour leur traitement

Simplifier la conformité

  • L'accès sécurisé et les pistes d'audit transparentes facilitent la conformité juridique, la classification fiscale, le suivi et l'allocation des budgets

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