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Archivage de la comptabilité clients

Dans bon nombre d'entreprises, les informations contenues dans une facture sont extraites de plusieurs sources au sein de l'organisation, et le personnel en contact avec la clientèle a rarement une vue complète de la facture reçue par le client.

La solution Archivage de la comptabilité clients de Ricoh vous permet de recueillir des images numériques de la facture imprimée. De cette manière, vous détenez une copie exacte de la version envoyée au client. Les versions numériques de la facture finale sont ensuite indexées et stockées dans une archive centrale, de sorte que les collaborateurs du service client ont facilement accès aux documents s'ils doivent répondre à des questions du client.

Cette solution est sécurisée et seuls les employés autorisés ont accès à cette vue client.

Caractéristiques et avantages

La solution Archivage de la comptabilité clients de Ricoh centralise votre archivage des factures, pour vous permettre de traiter les requêtes des clients liées aux factures de manière rapide et efficace.

Ce service vous apporte de nombreux avantages :

  • Offrez un meilleur service à vos clients en ayant à disposition une référence précise de la facture envoyée à chaque client
  • Gagnez du temps sur l'accès aux factures et leur extraction du référentiel numérique centralisé grâce à des fonctions de recherche ultra-performantes
  • Préservez la confidentialité des clients avec un accès sécurisé aux documents basé sur les rôles
  • Renforcez votre conformité aux réglementations avec une gestion des versions de document par archivage/extraction qui garantit que seuls les documents les plus récents sont référencés
  • Suivez une piste d'audit claire pour l'établissement des états financiers
  • Gagnez encore en productivité avec le module d'accès Web en option qui vous permet de consulter les documents à distance en toute sécurité

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