Services d'eFacturation

La solution Ricoh offre un gain d'efficacité de 63 %

La solution de traitement des factures numériques de Ricoh a aidé un fournisseur de services publics de prendre le contrôle de sa chaîne d'approvisionnement internationale. Le système automatisé a permis de faciliter la validation et l'approbation des factures et a réduit le temps nécessaire pour traiter les factures des fournisseurs.

Les systèmes manuels à base de papier utilisés par ce fournisseur de services publics pour traiter les factures de ses fournisseurs étaient inefficaces et demandaient beaucoup de temps. La société avait besoin d'une solution plus efficace de traitement des factures qui permettrait d'automatiser les systèmes manuels, de faciliter le processus d'approbation et de veiller à ce que les factures des fournisseurs soient payés à temps, sans la nécessité de traiter des documents papier.

Avec une compréhension approfondie des besoins et des exigences de l'entreprise du client, Ricoh a pu réorganiser le processus. Nous avons introduit une solution numérique intelligente pour automatiser les processus d'approbation des factures et les intégrer directement dans les systèmes existants de l'entreprise, fournissant des informations financières en temps réel précis.

Les services de facturation permettent au fabricant de vêtements de sport d'économiser 3 millions d'euros par an

Un fabricant de vêtements de sport bien connu, client de Ricoh, dépensait 4 millions d'euros par an pour distribuer ses factures et relevés sur papier.

Le processus de facturation était géré par le service de facturation centralisé de l'entreprise et les factures étaient imprimées, insérées dans des enveloppes, triées par pays et envoyées par courrier quotidiennement. D'autres documents transactionnels, tels que les états et les confirmations de commande, étaient préparés chaque mois.

Reconnaissant que les processus existants étaient inefficaces et dépendaient d'un degré élevé de traitement manuel, la compagnie a demandé à Ricoh de lui fournir un service géré qui permettrait de faciliter l'administration et de réduire les coûts de traitement.

Le fabricant de vêtements de sport fait maintenant gérer le processus de facturation à l'externe par Ricoh. Les données transactionnelles, générées par le système de gestion des commandes de l'entreprise, sont maintenant traitées par Ricoh et utilisées pour créer des factures électroniques. Selon les préférences de chaque client, les factures sont ensuite soit téléchargées sur un portail web pour la visualisation en ligne, soit imprimées et envoyées par des moyens classiques.

La société travaille actuellement à la migration de 80 % de ses clients à la facturation électronique. Ce changement permet d'économiser 3 millions d'euros par an, et d'aligner les processus internes avec la politique verte de l'entreprise.