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Gouvernance documentaire

Que vous soyez une petite entreprise locale ou une grande multinationale, votre méthode de gestion des documents a un impact direct sur votre efficacité opérationnelle.

Le service Gouvernance documentaire de Ricoh a pour objectif de vous aider à prendre en main la gestion et la surveillance de votre environnement documentaire. Nous vous proposons une suite intégrée et évolutive d'applications et d'outils fonctionnant de concert pour simplifier la manière dont vous gérez vos documents.

Après avoir mis en œuvre notre solution, nos clients ont non seulement atteint leurs objectifs de sécurité, de respect de l'environnement et de conformité, mais ils ont également réalisé jusqu'à 40 % d'économies directes sur leurs frais de fonctionnement.

Notre service Gouvernance documentaire vise à optimiser vos processus documentaires par les moyens suivants :

  • Suivi de l'utilisation de vos équipements
  • Gestion des accès utilisateur et des impressions grâce à l'authentification et à la définition de quotas
  • Amélioration de la sécurité des documents grâce à une authentification sécurisée des utilisateurs
  • Conformité réglementaire grâce à un reporting précis
  • Gains d'efficacité par la conversion des documents papier au format numérique, pour une distribution électronique accélérée
  • Amélioration de la productivité opérationnelle grâce à des flux documentaires personnels
  • Vous gérez vos processus et l'ensemble des équipements présents sur votre réseau dans un seul et même outil de gestion équipé d'une interface utilisateur intuitive.
Caractéristiques et avantages

Le service Gouvernance documentaire de Ricoh est évolutif et peut être précisément adapté à votre environnement. Nous vous apportons une assistance complète à chaque étape en vous aidant à surveiller et à mettre à jour vos processus à mesure que vos besoins évoluent.

Notre suite de gestion intégrée vous aidera à :

Réduire vos frais de fonctionnement

  • Maximisez l'efficacité de l'approvisionnement grâce à une suite d'applications tout-en-un mise au point par un seul fournisseur
  • Définissez des quotas pour plafonner l'utilisation des équipements et imposez les réglages les plus économiques
  • Réduisez vos dépenses opérationnelles et gagnez du temps en simplifiant la gestion, la surveillance et le contrôle pour les administrateurs informatiques
  • Optimisez l'efficacité de vos collaborateurs grâce à une interface utilisateur unifiée
  • Améliorez vos processus
  • Facilitez la numérisation et la distribution de documents par votre personnel, pour améliorer les flux de travaux et l'accès aux documents à l'échelle de l'entreprise
  • Améliorez la précision, la collaboration et la productivité en mettant les informations rapidement à la disposition de vos collaborateurs

Protéger les documents confidentiels

  • Protégez les documents confidentiels de toute consultation non autorisée grâce à la fonction de publication de document qui restreint l'accès aux propriétaires du document concerné
  • Fusionnez les documents papier vulnérables dans des flux de travaux numériques sécurisés

Simplifier les points de conformité complexes

  • Mettez en place des processus homogènes et correctement documentés
  • Bénéficiez d'une traçabilité totale pour démontrer la conformité de vos processus
  • Utilisez le journal des activités utilisateur à des fins d'audit

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